Het organiseren van opkomsten en de opkomsten zelf liepen nogal stroef de laatste tijd. De rowans wilden daar wat aan doen. Vandaar dat we een vergadering hebben ingelast.
We zijn de opkomst begonnen met een kop koffie en na het gebruikelijke gekeuvel zijn we van start gegaan met de vergadering. Allereerst werd er een lijst gemaakt met alle grote en kleine ergenissen. Deze waren allemaal terug te voeren naar 3 duidelijke punten van aandacht.
1. Allereerst hebben we afgesproken dat de rowans in het vervolg allemaal op tijd binnen zijn. De laatste kwam tijdens de vergadering om 20 over 7 binnen, zonder melding dat hij later kwam. De rowans vonden dat een opkomst niet lekker kan lopen wanneer iedereen maar in en uit wandelt. De blokhut is open om kwart voor 7 en de rowans kunnen vanaf dat moment binnen wandelen.
2. Het tweede struikelblok was de matige voorbereiding. Niemand bereidde nog een opkomst voor en er werden geen formulieren meer ingeleverd. Het regelen van de opkomst werd gedaan door iemand die daar zin in had, en iedereen gaat degene die het formulier in moet vullen aan zitten gapen als er niks is geregeld. We hebben afgesproken dat we in het vervolg strak om 7 uur beginnen met de programmavoorbereiding zodat we ook een kwartier bezig kunnen zijn met voorbereiden. Iedereen vult netjes een formulier in en stuurt hem naar Marwin zodat hij de voorbereiding online kan zetten. Zo kan iedereen altijd zien wat er gaat gebeuren. Daarnaast hebben we afgesproken dat degene die het formulier voor de opkomst invult, naderhand ook even een verslag schrijft over de opkomst, zodat we wekelijks een stukje op de site hebben. Wanneer we hetzelfde programmapunt weer op het programma hebben staan, kunnen we zien wat er mis ging en daar de volgende keer rekening mee houden.
3. Als derde punt werd genoemd dat er een nieuw bestuur moest komen. De rowans hadden bij de helft van de functies geen idee wat het inhoudt, zodat we hebben besloten deze functies eerst iets op te poetsen en duidelijker te maken voordat we een nieuw bestuur kiezen. Volgend jaar gaan onze secretaris en materiaalmeester naar de pivo's en dat is nog vroeg genoeg voor nieuwe verkiezingen.
Na het vergaderen zijn we aan de slag gegaan met de nieuwe voorbereidingsformulieren. We hebben alle programmapunten tot het eind van het seizoen ingevuld op de formulieren. De rowans sturen allemaal een digitaal formulier in. Hoewel het allemaal eerste opzetjes zijn, begreep iedereen wat de bedoeling van de formulieren is. Alle rowans kunnen overweg met het nieuwe formulier. Er komt op de site nog een digitaal invulformulier, zodat het nog makkelijker wordt iets in te sturen. We hebben afgesproken dat we alle voorbereidingen nog wel een keer nalopen om te kijken of het volledig genoeg is.
Aan het eind hebben we voor het eerst sinds lange tijd weer eens keurig opgeruimd, wat wel aangeeft dat dat de rowans wel iets geleerd hebben van de opkomst. Na het opruimen had Jeroen nog het idee om op de kazerne in Eibergen een teambuiling-workshop te gaan houden. De rowans stemden voor; we hebben afgesproken dat de wave-voorbereiding niet wordt gehandhaafd en die datum wordt ingeruimd voor de workshop.
Al met al hadden we het gevoel dat de avond wel wat positiefs heeft opgeleverd.
Wat er mis ging:
- Het viel tegen om de aandacht vast te houden. Bij een volgende vergadering moeten we tijd inlassen om even iets anders te doen.
- Doordat de vergadering langzaam op gang kwam, liep de opkomst uit tot kwart over negen. We moeten ons beter aan de tijdsindeling houden.